Interimsvedtekter for Bjørnafjorden Brett og Brikker

§ 1. Navn og formål

§ 1.1 Foreningens navn

Foreningens offisielle navn er Bjørnafjorden Brett og Brikker. Det uformelle navnet er Bjørnafjorden brettspillklubb.

§ 1.2 Formål

Bjørnafjorden Brett og Brikker (eller foreningen i dette dokumentet) er en frivillig organisasjon som samler ungdom og voksne for brettspilling.

Foreningen har som formål å gi alle brettspillinteresserte i Bjørnafjorden en trygg og god møteplass. Videre skal foreningen tilrettelegge for et fast aktivitetstilbud (klubbkvelder) for medlemmene, samt å skape og bidra til aktiviteter som fremmer spillkultur.

Foreningen er en medlemsforening av Hyperion N4F.

Foreniungen er basert på frivillig engasjement, og er partipolitisk og religiøst uavhengig.

§ 1.2 Økonomisk virksomhet

Foreningen skal ikke bedrive kommersiell virksomhet av noe slag utover å ha en sunn foreningsøkonomi.

§ 2. Medlemskap

§ 2.1 Medlemsperiode

  • Det er mulig å melde seg inn i Bjørnafjorden Brett og Brikker når som helst før 1. november. Medlemskapet gjelder for inneværende kalenderår.
  • Dersom man melder seg inn fra og med 1. november inneværende år, gjelder kontingenten også for hele neste år.
  • Medlemskapet er gyldig fra og med datoen for medlemskontingenten er innbetalt.
  • Kontingenten bestemmes av Revisjonsmøte og kan økes med 4 ukers varsel, og reduseres uten varsel.
  • Kontingenten fastetes for disse aldersgruppene:
    1. Alle over 26 år.
    2. Alle til og med fylte 26 år.

§ 2.2 Aldersgrenser

  • Nedre aldersgrense for å bli med i foreningen er 10 år.
  • Nedre aldersgrense for å delta på foreningens aktiviteter er 14 år.
  • Det er ingen øvre aldergrense for medlemskapet.

§ 2.3 Tilgang til foreningens aktiviteter

  • Første gangen man deltar på en av Bjørnafjorden Brett og Brikker sine faste klubbkvelder er dette gratis for å se hva vi driver på med og om dette kan være noe for deltageren å fortsette med. Dette punktet gjelder ikke dersom man har hatt pause fra foreningens i mindre enn 3 år.

  • Dersom et medlem under 10 år ønsker å delta på foreningens arrangementer, må dette skje i følge med et voksent medlem av foreningens.

  • Et styremedlem kan tillate om utenforstående skal få tilgang til foreningens faste klubbkvelder. For alle andre aktiviteter bestemmer styret hva som gjelder.

§ 2.4 Medlemmenes plikter

  • Medlemmene skal alltid ha på seg medlemskortet på alle foreningens arrangementer.
  • Medlemmene plikter å ta vare på foreningens materiell. Styret kan straffe blant annet skjødesløshet med foreningens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utvisning og erstatningskrav.
  • Det er forbud mot bruk av alle typer rusmidler på foreningens arrangementer (dette inkluderer alkohol og tobakk).

§ 3 Årsmøte

§ 3.1 Årsmøtets mandat

Årsmøtet er Bjørnafjorden Brett og Brikkers øverste myndighet og sammenkalles minst en gang i året. Den er også ankeinstans for alle styrets avgjørelser.

§ 3.2 Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinære årsmøter kan kalles inn av styret, eller dersom 50% av medlemmene krever dette.

Ved ekstraordinært årsmøte kan kun sakene nevnt i innkallingen tas opp. * Innkalling til ekstraordinær generalforsamling følger reglene i paragraf 3.3. Dersom sakens natur krever det, kan det kalles inn med minst en ukes varsel.

§ 3.3 Innkalling til årsmøtet

Innkalling til årsmøtet skal foreligge skriftlig senest tre uker før årsmøtet. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på foreningens epostliste, samt kunngjøres skriftlig og muntlig på de tre foregående klubbkvelder. Muntlig kunngjøring skal skje samtidig med andre annonseringer.

§ 3.4 Tilgang til årsmøtet

  • Medlemmer som har vært medlem i minst 6 måneder og har betalt inn sin kontingent har tilgang til årsmøtet.
  • Alle medlemmer som tilgang til årsmøtet har tale-, forslags- og stemmerett.
  • Årsmøtet kan bestemme at ikke-medlemmer får tale-og forslagsrett.

§ 3.5 Årsmøtets dagsorden

Ordinært årsmøte skal minimum inneholde følgende punkter:

  1. Valg av referent og ordstyrer.
  2. Årsberetning.
  3. Godkjenning av regnskap og budsjett.
  4. Godkjennelse av kontingent.
  5. Vedtektsendringer.
  6. Valg av nytt styre.

§ 3.6 Tidspunkt for årsmøte

Ordinært årsmøte avholdes på en klubbkveld i januar, senest første uken i februar. Styret har ansvar for innkalling til ordinært årsmøte.

§ 3.7 Valg til styret

  • Det er kun mulig å avgi stemme på årsmøtet.
  • Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av årsmøtet. Det skal også velges ett til tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.
  • Alle avstemminger på årsmøtet skal foretas hemmelig dersom et medlem ber om dette.
  • Ordinære vedtak krever simpelt flertall. For endring av vedtektene, se paragraf 7.

§ 3.8 Fullmakt på årsmøtet

  • Medlemmer som ikke kan møte på generalforsamling kan stemme ved skriftlig fullmakt.
  • Fullmakten for et navngitt annet medlem full råderett over den fraværendes stemme. Ingen andre former for fullmakt aksepteres.
  • Et medlem kan kun holde én fullmakt.
  • Fullmakter skal leveres inn til styret før møtet og kan trekkes tilbake av fullmaktsgiver ved oppmøte på generalforsamling.

§ 4. Revisjons- og budsjettmøte

§ 4.1 Innkalling

  • I september kan foreningen ved behov avholde revisjons- og budsjettmøte.
  • Styret innkaller til møtet med minst to ukers varsel.
  • Alle personer som har betalt medlemskontingenten i forkant av møtedatoen, kan delta med tale-, forslags- og stemmerett.

§ 4.2 Formål

  • Hovedformålet med møtet skal være å revidere foreningens budsjett samsvar med eventuelle endringer i de økonomiske forholdene. Følgende saker skal alltid tas opp:
  1. Konstituering. Herunder valg av møteleder og referent, samt godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden.
  2. Rapport fra økonomiansvarlig.
  3. Forslag til revidert budsjett fra styret.
  4. Forslag til justering av neste års kontingent

§ 5 Forenings styre

§ 5.1 Sammensetning av forenings styre

  • Styret er Bjørnafjorden Brett og Brikker sitt utøvende organ.
  • Styret består av minimum 4 faste medlemmer, maksimalt 7 medlemmer inkludert varamedlemmer.
  • Styret velger selv hvordan de organiserer seg, men følgende roller enbefales:
    1. Leder.
    2. Nestleder.
    3. Økonomiansvarlig.
    4. Informasjonsansvarlig.
  • Det må velges minst ett varamedlem.
  • Ordinære styremedlemmer som velges av generalforsamlingen, i henhold til paragraf 3.7
  • Styret kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg.

§ 5.2 Aldersgrenser for styremedlemmer

  • Styrets leder skal være fylt 18 år.
  • Styremedlemmer som er med og håndterer foreningens økonomiske disposisjoner skal være fylt 18 år.
  • Nedre aldersgrense for å inneha andre styreverv er 16 år.

§ 5.3 Styrets oppgaver

  • Styrets viktigste oppgave er daglig drift, inkludert å påse at regnskap føres i henhold til god regnskapsskikk og at driften er i samsvar med budsjettet.
  • Det skal eksistere en instruks for styrets arbeid, samt for den enkelte styrepost. Endringer i disse instruksene kan kun skje etter vedtak på generalforsamling.

§ 5.4 Styrets vedtaksdyktighet

Styret er vedtaksdyktig når minst 4 styre- og/eller varamedlemmer er tilstede ved et møte som er kalt inn minimum 6 dager før møtedatoen. Minst halvparten av de faste styremedlemmene må være møtende.

§ 5.5 Retningslinjer for styremøter

Ved styremøter gjelder følgende retningslinjer for møte-, tale-, og stemmerett:

  • Styre- og varamedlemmer har møte- og talerett på styremøter.
  • Under møtet har alle styremedlemmer stemmerett.
  • Dersom et styremedlem er fraværende eller inhabil så overtar, i prioritert rekkefølge i henhold til paragraf 3.7, et varamedlem stemmeretten.
  • Ved stemmelikhet er møteleder avgjørende.
  • Styret har mulighet til å vedta å innvilge taletid til andre personer som er invitert til styremøtet.
  • Inhabilitet: Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller dennes nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Dersom dette skulle gjelde møteleder, får innehaver av neste rolle etter paragraf 5.1 dobbeltstemme. Dersom det ikke kan avgjøres hvem som skal få dobbletstemme, må saken utsettes.
  • Styret er forpliktet til å føre skriftlig protokoll over alle styremøter. Styreprotokollen skal publiseres i forenings offentlige dokumentarkiv som den er med mindre den inneholder personsensitiv informasjon. Dersom protokollen inneholder personsensitive opplysninger, skal all informasjon vedrørende dette slettes før protokollen publiseres. Det skal ikke engang fremkomme av den publiserte protokollen at slike saker har blitt behandlet. Samtidig skal alle styremedlemmer få tilsendt den originale protokollen.
  • Hvis styret finner det hensiktsmessig å rekonstituere seg, kan styret gjøre dette. Endringene skal annonseres til foreningens medlemmer. Gjennomføring av rekonstituering av styret:
    • Styremedlemmer kan bytte roller
    • Arbeidsoppgaver kan flyttes fra en rolle til en annen rolle
    • Om styret får færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 3.7 skal varamedlemmene spørres i valgt rekkefølge om de ønsker å tre inn i styret. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 3.7 skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.

§ 5.6 Signaturrett

Signaturrett for Bjørnafjorden Brett og Brikker har leder og minimum ett styremedlem i felleskap. Begge må være fylt 18 år.

§ 6 Foreninges økonomi

§ 6.1 Oppbevaring av foreningens midler

Foreningens økonomiske midler skal til enhver tid stå som innskudd på de bankkonti som er opprettet i foreningens navn. Uttak eller annen bruk skal skriftlig godkjennes av foreningens leder eller økonomiansvarlig, og skal enten ta utgangspunkt i konkrete vedtak eller behov knyttet til daglig drift og administrasjon.

§ 6.2 Regnskap

Det skal føres regnskap over foreningens økonomiske aktivitet. Regnskapsåret følger kalenderåret. Økonomiansvarlig skal påse at regnskapet føres i henhold til de krav som til enhver stilles til foreningens bokføring. Alle kvitteringer må oppbevares i et år fra utgangen av det regnskapsåret transaksjonene fant sted.

§ 6.3 Forvaltning av støttemidler

Foreningen er til enhver tid forpliktet til å følge krav og reglene som gjelder for ulike tilskuddsordninger den mottar støttemidler fra. Økonomiansvarlig skal påse at forvaltningen skjer i samsvar med de retningslinjer som til enhver tid er gitt for tildelte midler.

§ 7 Forenings vedtekter

§ 7.1 Formål

Vedtektene er Bergen Brettspillklubbs øverste regelverk.

§ 7.2 Endring av vedtektene

  • Vedtektene kan bare endres ved 2/3 flertall på et årsmøte.
  • Forslag til endring av vedtektene må være sendt styret senest fire uker før et årsmøte.

§ 7.3 Grunnvedtak

Endring av § 1, 7 og 8 foregår etter samme framgangsmåte som vanlige vedtektsendringer, men krever 3⁄4 flertall.

§ 7.4 Ikrafttredelse

En vedtektsendring trer ikke i kraft før etter årsmøtet den vedtas på er hevet.

§ 7.5 Vedtak

Alle vedtak i Bjørnafjorden Brett og Brikkers organer krever alminnelig flertall hvis ikke annet er spesifisert i vedtektene. Ved stemmelikhet i styret eller på årsmøtet, avgjør leders stemme.

§ 7.6 Interimsvedtektene

  • Interimsvedtektene endres til å bli foreningens ordinære vedtekter ved første årsmøte.
  • Følgende endringer gjennomføres automatisk når første årsmøtet starter.
    • Paragraf 7.6 fjernes.
    • Paragraf 5.1: Minimum antall styremedlemmer økes til 4.
  • For andre endringer av vedtektene gjelder paragraf 7.2 - 7.5.

§ 8 Oppløsning

  • Oppløsning av Bjørnafjorden Brett og Brikker skjer hvis det blir vedtatt med 3/4 flertall på et ordinært årsmøte og et påfølgende ekstraordinært årsmøte hvor oppløsning er eneste sak som skal behandles.
  • Dersom ovennevnte lovlige innkalte generalforsamling ikke har minst 50% av medlemmene tilstede (inkludert minst 3 styremedlemmer), må det deretter kalles inn til en ny generalforsamling etter samme regler som den første. Denne generalforsamlingen vil deretter kunne vedta oppløsning med 2/3 flertall uavhengig av antall oppmøtte.
  • Ved oppløsning bestemmer årsmøtet fordelingen av foreningens midler, eventuelt nedsette en komité som skal ta seg av fordelingen. Foreningens styre administrerer fordelingen.
  • Fordelingen skal skje i samsvar med de retningslinjer som foreningen til enhver er forpliktet til å følge gjennom sitt medlemskap i Hyperion N4F. Unntaket er foreningens spillsammling, denne må plasseres slik at den senere kan komme til nytte for andre spillinteresserte.

§ 9 Bortvisning fra foreningens

Ved brudd på foreningens regelverk, Norges lover, og/eller normalt god oppførsel har styret følgende sanksjonsmuligheter:

  • Et styremedlem alene kan bortvise et medlem fra det aktuelle arrangementet dersom det er saklig grunn for dette. Styremedlemmet oppfordres til å forankre vedtaket med andre styremedlemmer som er på arrangementet. Vedtaket kan ikke ankes, men medlemmet har normal adgang på fremtidige arrangementer. Eksempler på uønsket adferd er ruspåvirkning, aggresjon, vold og trusler.
  • Medlemmer som undergraver Bjørnafjorden Brett og Brikkers aktiviteter eller formål, kan bli ekskludert av styret. Eksempler på dette inkluderer personer som gjentatte ganger blir tatt i juks, eller gjentatte ganger forlater pågående spill uten god grunn.
  • Ved gjentatte og/eller grove brudd kan styret utestenge et medlem for en periode. Denne utestengelsesperioden kan være uker, måneder, år, eller permanent. Utestengelse bør være siste utvei, høyere straffeperioder bør kun benyttes hvis lavere straffeperioder er prøvd tidligere, og tilbud om forhandling skal forekomme før styrebehandling.
  • Styrets vedtak etter denne paragrafen kan ankes til årsmøtet.